Privacyverklaring van de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern

1. Inleiding

1.1 Deze verklaring beschrijft het beleid van de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern (KvK 40447301) op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens.

1.2 De Vereniging Vrienden van het Instituut Kern houdt van haar leden gegevens bij in haar administratie.

1.3 De Vereniging Vrienden van het Instituut Kern gaat zorgvuldig om met deze persoonsgegevens. De Vereniging Vrienden van het Instituut Kern houdt zich daarbij aan de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming en het Uitvoeringsbesluit.

2. Contact met de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern
Als u naar aanleiding van deze verklaring contact met de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern wilt opnemen, dan kan dat via e-mail: secr.vvik@gmail.com.

3. Persoonsgegevens
Afhankelijk van de diensten die de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern aanbiedt, kan de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern de volgende persoonsgegevens van u verwerken:
a. naam
b. adresgegevens
c. telefoonnummer
d. e-mailadres
e. geslacht
f. technische meetgegevens van apparatuur zoals een IP-adres, MAC-adres, identifiers in cookies en uw surfgedrag op onze website.

4. Doeleinden
Wij verwerken bovenstaande gegevens voor een of meer van de volgende doeleinden (mede afhankelijk van de diensten of functionaliteiten die u gebruikt):
a. het toesturen van informatie, uitnodigingen of aankondigingen etc.;
b. het factureren van leden voor de jaarlijkse contributiebijdragen.

5. Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

5.1 Indien de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern uw gegevens aan een derde verstrekt, zoals gespecifieerd in 5.2 en 5.3, zorgt de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern ervoor dat uw gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Deze verwerking van persoonsgegevens wordt vastgelegd in een verwerkingsovereenkomst, waarin onder andere is afgesproken dat uw gegevens worden verwijderd, zodra deze niet meer nodig zijn voor de uitvoering van onze werkzaamheden.

5.2 Eens per jaar verstuurt de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern een lijst met namen en e-mailadressen van de leden naar de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen ten behoeve van het versturen van een uitnodiging voor de jaarlijkse Gonda lezing.

5.3 De Universitaire Bibliotheken Leiden heeft een recente ledenlijst met namen van leden ten behoeve van het verschaffen van een gratis toegangspas tot de Universitaire Bibliotheken Leiden aan leden van de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern.

5.4 De Vereniging Vrienden van het Instituut Kern zal geen gegevens aan andere partijen verstrekken, tenzij dat wettelijk is toegestaan of is verplicht.

6. Beveiliging en bewaring

6.1 De Vereniging Vrienden van het Instituut Kern neemt passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te beperken. De Vereniging Vrienden van het Instituut Kern zorgt er bijvoorbeeld voor dat alleen bepaalde personen toegang hebben tot uw gegevens, dat die toegang is afgeschermd en door gebruik te maken van firewalls, veilige servers en gegevensverwerkingsovereenkomsten met derden.

6.2 De Vereniging Vrienden van het Instituut Kern bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. Dat betekent dat de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern uw gegevens niet langer bewaart dan nodig is om de betreffende dienst(en) aan u te leveren. Het voorgaande is niet van toepassing indien de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern uw gegevens langer moet bewaren op grond van een wettelijke verplichting.

6.3 De Vereniging Vrienden van het Instituut Kern maakt gebruik van een cloud service om de ledenadministratie op te slaan en te bewerken. Deze cloud service is alleen toegankelijk voor bestuursleden.

7. Cookies en profilering

7.1 Cookies zijn tekstbestandjes die op uw computer of mobiele apparatuur worden opgeslagen, wanneer u de website van de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern bezoekt. Op de website van de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern worden cookies gebruikt om u een optimale gebruikerservaring te bieden.

7.2 Daarnaast kan de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern gebruik maken van analytische cookies om het gebruik van de website van de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern te analyseren en te verbeteren. Daarvoor maakt de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern gebruik van Google Analytics. De verkregen informatie, waaronder het IP adres van uw apparaat, wordt door Google opgeslagen in de Verenigde Staten. Voor meer informatie gaat u naar het privacy beleid van Google en het specifieke privacy beleid van Google Analytics. Het al of niet toestaan van cookies kunt u wijzigen in de instellingen van uw browser.

8. Websites van derden

De website van de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern kan verwijzingen naar andere websites bevatten, zoals hyperlinks. De Vereniging Vrienden van het Instituut Kern is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor het verwerken van persoonsgegevens door die websites. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op het gebruik van die websites van derden.

9. Wijzigingen
De Vereniging Vrienden van het Instituut Kern kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd.

10. Uw rechten: inzage en wijzigen van gegevens
U heeft het recht bezwaar te maken tegen (een deel van) de verwerking van uw persoonsgegevens. Daaronder valt het recht om de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern een verzoek te doen tot inzage, rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens. Ook kunt u vragen om uw persoonsgegevens aan u over te dragen. Na ontvangst van uw verzoek ontvangt u binnen maximaal vier weken een overzicht van uw persoonsgegevens.

11. Klachten
De Vereniging Vrienden van het Instituut Kern verneemt graag indien u klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de toepasselijke wet- en regelgeving, is de Vereniging Vrienden van het Instituut Kern.